בכל אספקת שירות או מוצר יש חשיבות רבה לעריכת הסכם התקשרות עם הלקוח, טרם ביצוע העסקה. הסכם ההתקשרות, שלעתים מכונה טופס הזמנת עבודה, נעשה בין בעל העסק לבין הלקוח ומטרתו להגן על בעל העסק, להגדיר מראש את אופן ביצוע העבודה ולשמש כלי לתיאום ציפיות מלא וברור בין הצדדים לעסקה. הסכם התקשרות שהותאם במדויק לעסק הספציפי וכולל בתוכו את המרכיבים החשובים בעסקה יתווה את היחסים בין בעל העסק לבין הלקוח, יגביר את המחויבות של הלקוח לעסק, יצמצם ביטולים של הזמנות, יגדיל את הגביה ויתווה את גבולות האחריות של בעל העסק כלפי הלקוח. כאמור, נוכח כל אלה ונוכח סיבות נוספות שנפרט במאמר זה, יש חשיבות רבה לעריכת הסכם התקשרות.
לפני הכל, הסכם ההתקשרות מגדיר את זהות הצדדים לעסקה - בעל העסק והלקוח - וכולל פירוט מלא של שם בעל העסק, מספר ת.ז או ח.פ, כתובת העסק וכד'
מה צריך להגדיר מראש, במסגרת הסכם ההתקשרות?
לפני הכל, הסכם ההתקשרות מגדיר את זהות הצדדים לעסקה - בעל העסק והלקוח - וכולל פירוט מלא של שם בעל העסק, מספר ת.ז או ח.פ, כתובת העסק וכדומה; ובנוסף: השם המלא של הלקוח, כתובתו ומספר ת.ז או ח.פ שלו.
מי שלא מקפיד על החלק הזה, עלול למצוא את עצמו בסיטואציה שהוא רוצה לשלוח מכתב ללקוח שלא שילם, או להגיש כנגדו תביעה - ואין באפשרותו לעשות זאת, שכן חסרים לו פרטים בסיסיים אך מהותיים של הלקוח.
לאחר מכן, מגדיר הסכם ההתקשרות את המוצר או השירות, שבגינם מתבצעת העסקה; ופירוט מלא ככל האפשר של הפרטים האלה. כאשר מדובר בעסקת שירותים, ישנה חשיבות רבה להגדרת השירות הניתן: מה הוא כולל, באיזה לוח זמנים הוא יסופק; וחשוב לא פחות - מה הוא אינו כולל.
בעל העסק, שלא הגדיר במפורש מה הלקוח מקבל - מסתכן בכך שהלקוח ידרוש שירותים או מוצרים נוספים, שלפי דעתו כלולים בהתקשרות העסקית ביניהם, מה שיפגע ברווחיות העסקה ואף עלול להביא את בעל העסק להפסד, שלא לדבר על לקוח שירגיש לא מרוצה, כאשר לא יקבל את מבוקשו.
בנוסף, הסכם ההתקשרות מגדיר מראש את התמורה המלאה והמפורטת, עבור אספקת המוצר או השירות וכן את אופן ותנאי התשלום: תשלום מקדמה, תשלום בסיום, תשלום תלוי תוצאות וכדומה. בנוסף, יקבע ההסכם את תנאי ועילות ביטול העסקה ואת אחריותו של בעל העסק כלפי הלקוח, בגין אותו שירות או מוצר.
תנאי תשלום וביטול העסקה הם קריטיים לניהול תקין של העסק ולשיפור הגביה ותזרים המזומנים בעסק.
כמו כן, ההסכם יכלול תנאים מיוחדים, לאותו תחום שבו פועל העסק. כך, לדוגמא: צלם יגדיר למי שייכות זכויות יוצרים בתמונות, יועץ יגדיר את גבולות האחריות שלו וכדומה.
התחייבות בכתב מגבירה את מחויבות הלקוח כלפי העסק; ומעלה את הסבירות כי הלקוח יהיה מרוצה מהשירות שקיבל או מהמוצר שקנה
מהן מטרותיו של הסכם ההתקשרות?
להסכמי התקשרות שני פנים עיקריים - פן פסיכולוגי ופן משפטי. שניהם משולבים זה בזה, מגבירים את יכולות הגבייה של בעל העסק ומצמצמים את הסיכוי שייפגע כתוצאה מביטולים.
ניסיון רב שנים מראה בבירור, כי התחייבות בכתב מגבירה את מחויבות הלקוח כלפי העסק; ומעלה את הסבירות כי הלקוח יהיה מרוצה מהשירות שקיבל או מהמוצר שקנה; וכי התשלום יהיה מלא - ויבוצע בזמן וזוהי התוצאה הרצויה עבור כל בעל עסק.
בנוסף לכך, הסכם ההתקשרות הינו מסמך משפטי המגדיר את היחסים שבין העסק לבין הלקוח, לצורך ניהול הליכים משפטיים במקרה שיש בכך צורך; במקרים מתאימים, אף ניתן לגבות באמצעות ההסכם - ישירות בהוצאה לפועל - ולדלג על השלב היקר והארוך של ניהול הליכים בבית המשפט.
בנוסף, הסכמי התקשרות משמשים כלי מצוין לבירור ולתיאום ציפיות, בין בעל העסק לבין הלקוח. כך, הלקוח יודע בדיוק מה הוא קונה, כמה הוא משלם ומתי, ובאיזה תנאים הוא רשאי לבטל את העסקה.
בעל העסק, מצדו, מקבל את התחייבות הלקוח לביצוע העסקה ומגדיר מראש את תהליכי וזמני הביצוע: למשל, תשלום מקדמה - שבלעדיה העבודה אינה מתחילה, או הגדרה ברורה של לוח הזמנים, במסגרתו עליו לממש את התחייבותו.
כך, למשל, במקרה שהלקוח לא הבין בדיוק את מגבלות השירות אותו הוא צפוי לקבל, הלקוח יעלה את העניין כבר ברגע שיעיין בהסכם ההתקשרות (עוד לפני החתימה). כך, נושא זה ייפתר לפני שהצדדים יכנסו לעסקה, כאשר שניהם מבינים את העסקה - ויימנע סכסוך מול הלקוח, ביטול עסקה או סירוב לשלם. כמובן שהסכם ימנע מבעל העסק בזבוז זמן, עוגמת נפש והפסדים, ויתרום לפעילות תקינה של העסק.
לבסוף, עבודה מסודרת באמצעות החתמת הלקוח על הסכם ההתקשרות, מייצרת סדר פעולות קבוע מראש עבור בעל העסק: הוצאת הצעת מחיר, שליחת ההסכם וחתימה עליו, תשלום המקדמה ושריון ימי העבודה הנדרשים, תאריך יעד לאספקת השירות או המוצר וכן הלאה. עבור בעלי עסקים בכלל ועסקים קטנים בפרט - הסכמי התקשרות כאלה מייצרים סדר וארגון, שלא יסולאו בפז.
לקביעת תנאי תשלום בכלל ומקדמה בפרט, באמצעות הסכם ההתקשרות, יש חשיבות רבה. תנאים אלה קובעים את גובה המקדמה, את עלות הביטול המאוחר וגובה הפיצוי בגין כך
מדוע חשוב לקבוע מראש את תנאי תשלום המקדמה?
לקביעת תנאי תשלום בכלל ומקדמה בפרט, באמצעות הסכם ההתקשרות, יש חשיבות רבה. תנאים אלה קובעים את גובה המקדמה, את עלות הביטול המאוחר וגובה הפיצוי בגין כך, את התנאים לקביעת ימי עבודה חלופיים וכדומה.
ניקח, לדוגמה, צלם אירועים שקבעו עמו יום צילום - ויום או יומיים לפני כן, הודיעו לו על ביטול העסקה, לפי תנאי ההסכם. במקרה כזה, כאשר לא סביר שהצלם יגייס עבודה אחרת לאותו יום, המקדמה ששולמה ואינה מוחזרת - תשמש כפיצוי על הביטול.
כל אלה מביאים לכך שהסיכוי שהלקוחות יבטלו עסקאות, גם לפי תנאים מוגדרים מראש, יצטמצם וכי מחויבותם לקיום העסקה תגבר, משום שהם מתחייבים מראש התחייבות כלכלית, כלפי בעל העסק. יש מחיר מוגדר מראש לביטול או לדחייה.
הסכם ההתקשרות מגדיר את התנאים והפעולות שהלקוח נדרש לבצע ושבלעדיהם אחריותו של בעל העסק לא תהיה תקפה
כיצד ובאיזה הקשרים מסייעת הגדרת תנאי האחריות של בעל העסק כלפי הלקוח?
הסכמי התקשרות מאפשרים לבעל העסק המספק שירותים או מוצרים, להגדיר מראש ובצורה מדויקת את תחולת האחריות שלו למוצר או לשירות שסופקו (למשל: מול תחולת האחריות של החברה המייצרת את המוצר שהוא מוכר). בנוסף, הסכם ההתקשרות מגדיר את התנאים והפעולות שהלקוח נדרש לבצע ושבלעדיהם אחריותו של בעל העסק לא תהיה תקפה.
לדוגמה: טכנאי מחשבים המעניק שירותי תחזוקה וגיבוי שוטפים למחשבי הלקוחות שלו, יכול להגדיר מראש רצף פעולות שעל הלקוח לבצע (למשל: גיבוי יומי, הדלקה וכיבוי של המחשב בזמנים מוגדרים מראש וכדומה) - כדי שיוכל להבטיח מראש את אחריותו, לגיבוי החומרים ושחזורם.
עורך הדין יוודא, כי לא ינוסחו בהסכם סעיפים כלשהם שלא יחזיקו לאחר מכן בבית המשפט; ובנוסף, ידאג להבטיח את הליכי הגביה וההתנהלות מול הלקוח של בעל העסק
מדוע חשוב לערב עורך דין בעריכת הסכם התקשרות?
עסקים בכלל ועסקים קטנים בפרט מתבססים על בעל העסק, על אישיותו ועל המומחיות שלו והשירותים או המוצרים הייחודיים שהוא מספק. כל אלה מבדילים בינו לבין עסקים אחרים באותו התחום. בשל כך, הסכם של עסק דומה אינו יכול "לתפוס" את ההבדלים הללו. לכן, יש חשיבות רבה להתאמת הסכם ההתקשרות לכל עסק בנפרד, בהתאם לנתונים אלה.
עורך הדין המתמחה בניסוח הסכמי התקשרות - ומשלב ידע מסחרי, עם ידע בליטיגציה וגבייה, יתאים אליהם את ייחודיותו של בעל העסק. עורך הדין יוודא, כי לא ינוסחו בהסכם סעיפים כלשהם שלא יחזיקו לאחר מכן בבית המשפט; ובנוסף, ידאג להבטיח את הליכי הגביה וההתנהלות מול הלקוח של בעל העסק (אותו מייצג עורך הדין).
לסיכום: עלות הסכם התקשרות היא עלות זניחה, ביחס לתועלות הרבות שהוא מביא לבעל העסק. הסכם התקשרות חוסך בעלויות גבייה, מקטין נזקים ומונע עוגמת נפש. ההסכם מעלה תרומה חשובה לסידור תהליכי העבודה בעסק, כמו גם תהליכי הגבייה בעסק.
לאור כל אלה, לקוח שרואה כי בעל העסק מתנהל בצורה נכונה ומסודרת, אף יעריך אותו כמקצועי יותר - ויתייחס אליו בהתאם!
* מחברת המאמר, עו"ד ורה אורמן, עוסקת בליווי משפטי של עסקים. משלבת בעבודתה ניסיון בתחום המסחרי, ליטיגציה וגבייה.
