לפעמים נדמה שהיינו צריכים אותה שם רק כדי להצית לנו את הדמיון. לא שלנו, הישראלים הרי לא חסרים דמיון, כריזמה או חזון. אבל בכל זאת, העובדה שהמדינה מעמידה תקציב של כ-1.5 מיליארד שקל בשנה לפיתוח מיזמים טכנולוגיים, תעשייתיים ואחרים, תודו - מדליקה אותנו.
בהיותי רו"ח מבקר מטעם המדען הראשי (כיום הרשות לחדשנות), ביקרתי חברות מו"פ בתדירות כמעט שבועית במשך מספר שנים בכל תחומי הפיתוח הקיימים. אמנם הגעתי על התקן החשבונאי, אבל תמיד סיקרן אותי מאוד לשוחח גם עם הדמות שעומדת מאחורי הרעיון שבבסיס החברה. והם (או אתם, קוראי המאמר) אנשים מעוררי השראה.
אחרי כל ביקור כזה הייתי חוזר נלהב הביתה ומספר בהתלהבות איזה רעיון מדהים ראיתי היום, איזו הצלחה, איזו התמדה ונחישות במטרה, או איזו ציונות או ערכיות פגשתי בחברות שפגשתי. אם אתם משתייכים לאותה קבוצת מפתחים/ יזמים/ אנשי חזון אלה, כנראה כבר "עשיתם משהו בשביל מדינה".
עבור אלה שקצת פחות מכירים את העולם של מענקי רשות המחקר (לשעבר ה"מדען הראשי - השם המוכר יותר במשך שנים), קצת רקע על העולם הזה ועל איך מתמודדים עם העולם הזה ברמה הפרקטית אחרי שכבר התלהבתם, הגשתם בקשת למענק ואישרו לכם אותה. אז הנה, יוצאים לדרך.
מי שטרם נחשף לעולם של רשות החדשנות ושוקל לעשות זאת, האתר של הרשות מציע מידע מפורט ומקיף, המונגש באופן ידידותי, על כל אפיקי התמיכה הקיימים, דרכי וטפסי הגשת הבקשות וכיו"ב
מהי רשות החדשנות ומהן מטרותיה
רשות החדשנות היא גוף ציבורי המתוקצב על ידי משרד הכלכלה ותפקידו לממש ולהגשים את החוק לעידוד מחקר ופיתוח בתעשיה (בשמו הקודם "חוק המופ"). זאת, מתוך הבנה כי קידום התעשיה, המחקר והטכנולוגיה הוא מן היסודות הנדרשים לשם יצירת צמיחה כלכלית.
מתוקף כך, מפעילה רשות החדשנות עשרות מסלולי תמיכה ומעניקה כ-1.5 מיליארד שקל בשנה לחברות בתחומים שונים. ישנם מסלולים מגוונים המתאימים לכל סוגי החברות, החל משלב ה-pre-seed וכלה בחברות גדולות ומבוססות כלכלית.
מי שטרם נחשף לעולם של רשות החדשנות ושוקל לעשות זאת, האתר של הרשות מציע מידע מפורט ומקיף, המונגש באופן ידידותי, על כל אפיקי התמיכה הקיימים, דרכי וטפסי הגשת הבקשות וכיו"ב. שווה לשוטט שם ולצבור עוד ידע שעשוי להועיל למי שטרם הגיש בקשה וגם למי שכבר הגיש וקיבל מענק. אם אין לכם את הזמן והפנאי לכך, אני ממליץ לאמץ את השיטה ה"לא ישראלית" ולשלם ליועץ שמתמחה בתחום. לא מאכער, אלא חברה מקצועית (ואגב, איני משווק את עצמי כי איני מגיש בקשות ולא נותן ייעוץ בנושא זה).
בעשותה ביקורת על החברות, הרשות לחדשנות מפעילה שיקול דעת וככל שיש לכך הצדקה נורמטיבית וכן כאשר מוכיחה החברה שהיא קיימה נהלי בקרה ותיעוד חליפיים ומספקים, החברה לא תיקנס על הנושא
קיבלתם מענק! מה עושים עכשיו?
אז נכון, לעולם של רשות החדשנות, צריך כמה כרכים של מורה נבוכים ובוודאי שמאמר אחד לא יספיק. עם זאת, לא יזיק קצת "תרגום" לנהלי וכללי הרשות החלים עליכם מיום שקיבלתם את האישור למענק:
קודם כל, כל האמור מכאן ועד לסוף המאמר חל על מקבלי המענק מיום תחילת התכנית, ולא רק מיום קבלת האישור. לרוב, חולפים מספר חודשים בין שני המועדים הנ"ל, בהם החברות למעשה די מתעלמות מנהלי הרשות, חרף האמור לעיל. יחד עם זאת, בעשותה ביקורת על החברות, הרשות מפעילה שיקול דעת בעניין זה, וככל שיש לכך הצדקה נורמטיבית, וכן, כאשר מוכיחה החברה שהיא קיימה נהלי בקרה ותיעוד חליפיים ומספקים, החברה לא תיקנס על הנושא.
"200-03" – 200-03 הוא קובץ PDF בן כ-20 עמודים המפרט את כל מה שחל על החברה. זוכרים את הפתיח הציוני על הישראליות וכו'? אז עכשיו כל הטוב הזה בא לנו לרועץ. אנחנו ישראלים ובדרך כלל אין לנו זמן או סבלנות, או שיש לנו פיתוח ודברים הרבה יותר קריטיים לעשות. בכל אופן, אנחנו לא נקרא את הנוהל הזה, או שנקרא אחרי שיקזזו לנו כספים מהמענק. אז עצה מספר אחת: תקראו! אם תגיעו לעמוד 19, אתם אלופים וכנראה שהחברה שלכם גם תנצל בזכותכם את המענק בצורה מיטבית.
רשות החדשנות מחייבת את כל עובדי המחקר במילוי דו"חות נוכחות ברמה יומית, עם חלוקה וסיווג שעות העבודה בחברה למשימות כגון שיווק, שירות, מכירות, ניהול ופיתוח
מדוע חשובים כל כך דיווחי הנוכחות לרשות?
ברוב תכניות הפיתוח, עלות השכר של עובדי המחקר היא ההוצאה המשמעותית ביותר בתקציב. בשל כך, נהלי הרשות בנושא זה הם רבים, וכמו כן, הביקורת על סעיף זה היא בדרך כלל המקיפה ביותר, ובהתאם, גם עשויה להיות ה"כואבת" ביותר לחברה. הנה כמה דגשים בסיסיים וחשובים:
דו"חות נוכחות - רשות החדשנות מחייבת את כל עובדי המחקר במילוי דו"חות נוכחות ברמה יומית, עם חלוקה וסיווג שעות העבודה בין משימות שונות בחברה (כגון שיווק, שירות, מכירות, ניהול, פיתוח נושא X, פיתוח נושא Y וכיו"ב) וכללים נוספים, כתנאי בסיסי ומקדמי לאישור הוצאות השכר במחקר.
מבחינת הרשות, ללא דו"חות נוכחות התואמים את דרישותיה, ובפרט במקרים שבהם אין הרשות יכולה להניח את דעתה בסבירות גבוהה שדו"חות הנוכחות משקפות את שעות העבודה של אנשי המחקר, אין לרשות ודאות כי העובדים ביצעו את המחקר הנתמך, ומשכך, כל הוצאות השכר עלולות להישלל. אז אל תגיעו לסיטואציה הזו, גם אם בסוף תצליחו לשכנע את הרשות שאתם "ילדים טובים ירושלים" ותקבלו אחרי מאמצים כבירים 80% מההוצאה אחרי שעשו לכם טובה. הנה הרווחתם מאות אלפי שקלים רק מקריאת כמה שורות.
Up / Under זאת השאלה - מעל עשרה עובדי מו"פ (בכלל המו"פ, ולא רק בפרויקט), או עד עשרה עובדי מו"פ: כללי דיווח הנוכחות משתנים בהתאם למספר עובדי המחקר בחברה. במקרים שבהם יש עד עשרה עובדי מחקר בחברה, אין חובה להתקין ולהשתמש בתכנת שעון נוכחות וניתן לדווח באמצעות קובץ אקסל, בפורמט המפורסם על ידי הרשות, או בפורמט אחר העומד בכל הדרישות המפורטות בנוהל. כאשר עושים שימוש בשעון נוכחות, יש לשים לב כי תוכנת שעון הנוכחות מאושרת על ידי הרשות.
שיטת הרגע האחרון? לא מומלצת - הגעתם לסוף שנת הפיתוח, הגשתם דו"חות סופיים, מקסמתם את המענק, נשאר לכם רק לעבור את הביקורת החשבונאית של הרשות, לקבל אישור לשנה השנייה, וזהו, המצב פצצה. רק מה, לא הקפדתם למלא דו"חות נוכחות כי הייתם טרודים בפיתוח והיו לכם אתגרים מטורפים ואת האקסל הרי אפשר למלא גם שנייה לפני הביקורת, להדפיס ולחתום עליו עם תאריך של אותו חודש. אז זהו, שזה לא אפשרי.
אתם לא המבוקרים הראשונים של הרשות ולא הראשונים כנראה שניסו למלא את דו"חות הנוכחות בדיעבד. בלי להאריך יותר מדי - זה לא עובד ולא מומלץ לנסות. מי שכבר ניסה מבין מהי כוונת המשורר.
היו מסודרים, נהלו כרטסת הוצאות נפרדת לכל פטנט, ובמקביל מומלץ (ונדרש) לנהל גם קובץ מעקב עלויות מצטבר (רב שנתי) לכל פטנט בנפרד
למה עוד חשוב להקדיש תשומת לב?
הנהלת חשבונות - הרשות דורשת ניהול כרטסות נפרדות לכל תת סעיף תקציבי בתקציב המאושר. האמת היא שזה מומלץ גם ככלי ניהולי. בשביל זה לא צריך את נהלי הרשות.
פטנטים - היו מסודרים, נהלו כרטסת הוצאות נפרדת לכל פטנט, ובמקביל מומלץ (ונדרש) לנהל גם קובץ מעקב עלויות מצטבר (רב שנתי) לכל פטנט בנפרד.
קבלני משנה - הרשות מכירה בעלות ייעוץ שעתית של מעט פחות מ-200 שקל לשעה. כל מה שמעבר לסכום זה - מקוזז. מאידך, התקשרויות על בסיס אבני דרך ודי לחכימא ברמיזא.
באתר הרשות הוקם "אזור אישי", אליו יכולים ואמורים להיכנס אנשי הקשר בחברות הנתמכות, ובאמצעותו בין היתר, ניתן להגיש את הדיווחים הכספיים, המילוליים וכיו"ב
הפן הטכני בהתקשרות מול רשות החדשנות
הרשות עשתה ועושה כל הזמן מאמצים לשיפור וייעול השירות. בתוך כך, באתר הרשות הוקם "אזור אישי", אליו יכולים ואמורים להיכנס אנשי הקשר בחברות הנתמכות, ובאמצעותו בין היתר, ניתן להגיש את הדיווחים הכספיים, המילוליים וכיו"ב. באזור האישי כיום ישנה אפשרות לקבלת שם משתמש אחד לכל חברה, מה שטעון שינוי ושיפור, היות שהפן הפיננסי והטכנולוגי מבוצעים לרוב על ידי אנשים שונים.
דו"ח טכנולוגי מסכם את התקדמות החברה בפיתוח, משמש את הבודק הטכנולוגי ובעל משמעות גבוהה עם סיום שנת הפיתוח וכן ככלי לקבלת אישור לתכנית המשך
מסמכים להגשה במהלך התכנית
דו"חות רבעוניים - על מנת להראות את התקדמות התכנית וכן ככלי לדרישת תשלום מהרשות, נדרשת החברה להגיש דו"ח על הוצאות החברה במסגרת התכנית, אחת לשלושה חודשים. תשלומי הרשות נעשים בהתאם ולאחר בדיקת הרשות את קובץ הדיווח הרבעוני. דו"ח זה יש להגיש עד 30 יום מתום הרבעון.
דו"ח כספי מסכם - דומה לדו"ח הרבעוני, אך כולל את כל תקופת התכנית. יש להגיש דו"ח זה עד 90 יום מתום תקופת התכנית. הרשות מעכבת 10% מהתשלום המגיע לחברה עד לסיום ביקורת רו"ח מטעמה וקבלת מסקנותיו.
דו"ח טכנולוגי – דו"ח מפורט המסכם את התקדמות החברה בפיתוח. הדו"ח משמש את הבודק הטכנולוגי והינו בעל משמעות גבוהה עם סיום שנת הפיתוח, וכן ככלי לקבלת אישור לתכנית המשך.
* במאמרים הבאים של רו"ח דורון פרלשטיין ידונו נושאי תמלוגים, קרן תמורה, העברת ייצור או ידע לחו"ל, הטבות מס/ חוק האנג'לים
