בעלי עסקים קטנים שמעסיקים מספר קטן יחסית של עובדים, שלושה עובדים ואפילו 20 עובדים או יותר, נוטים להסתמך על רואה החשבון שלהם כיועץ לדיני עבודה ומוותרים על ייעוץ משפטי בכל הקשור לתנאי ההעסקה של עובדיהם. ואז, יום אחד, הם מקבלים תביעה שהוגשה על ידי עובד שעבד אצלם – לעתים כמה חודשים, לעתים אפילו שנה-שנתיים אחרי שסיים את עבודתו. העובד דורש מהם פיצוי בגין הפרה של זכויות עובדים, כמו למשל, פיטורין שלא כדין ללא הודעה מוקדמת, תשלום חסר לפנסיה או שעות נוספות, אי מסירת תלושי שכר וכדומה.
לכאורה, אותם בעלי עסקים קטנים בטוחים כי העובדה שרואה החשבון מטפל עבורם בכל נושא השכר מכסה אותם גם מבחינה משפטית. בפועל, הם נתפסים לא מוכנים כשמוגשת נגדם תביעה ומוצאים עצמם חשופים לתביעה בסך עשרות ולעתים מאות אלפי שקלים.
זיכרו: רואה החשבון הוא לא סמכות מקצועית בתחום דיני עבודה ואפילו אסור לו לתת ייעוץ מקצועי בנושא
האם לרואה חשבון אין אחריות לוודא שהעסקת העובדים מבוצעת על פי חוק?
בהחלט לא. מעסיקים קטנים רבים אכן מאשימים, ושלא בצדק, את רואה החשבון שלהם, שלא שמר על זכויות העובדים שהם מעסיקים וחשף אותם לתביעה. בפועל, חשוב להבין שרואה החשבון הוא לא סמכות מקצועית בתחום דיני עבודה ואפילו אסור לו לתת ייעוץ מקצועי בנושא.
באילו תחומים מומלץ לכל מעסיק, קטן ככל שיהיה, לקבל ייעוץ מעורך דין לענייני עבודה?
המטרה שלנו, כעורכי דין המומחים בדיני עבודה, היא לספק ייעוץ שימנע מראש את האפשרות שיוגשו נגד מעסיקים קטנים תביעות, ושאם תוגש נגדם תביעה, הם יהיו מכוסים ויוכלו להגן על עצמם בבית המשפט, אם הדברים יגיעו לידי כך. הייעוץ המשפטי בדיני עבודה מתייחס לארבע פעולות פשוטות שיבטיחו לכל מעסיק קטן הגנה מקסימלית מפני תביעה: טופס הודעה לעובד, ניהול דו"ח שעות מסודר ומתועד, תלוש שכר מפורט על פי חוק והקפדה על הליכי סיום העסקה.
החוק מחייב למסור לעובד, תוך 30 יום מתחילת עבודתו, טופס ובו מפורטים תנאי ההעסקה שלו. טופס ההודעה לעובד חייב להתייחס לרשימה של תנאי עבודה המופיעה ב"חוק הודעה לעובד"
מהו טופס הודעה לעובד ומדוע חשוב להקפיד על מסירתו?
החוק אינו מחייב מעסיקים לערוך הסכם עבודה בינם לבין עובדיהם. ועם זאת, החוק מחייב למסור לעובד, תוך 30 יום מתחילת עבודתו, טופס ובו מפורטים תנאי ההעסקה שלו. טופס ההודעה לעובד חייב להתייחס לרשימה של תנאי עבודה המופיעה ב"חוק הודעה לעובד".
עובד שלא ניתן לו טופס כזה, בטווח הזמן של 30 יום מתחילת עבודתו, יכול לתבוע פיצויים של עד 15 אלף שקל ללא הוכחת נזק. נוסף על כך, גם אם העובד אינו תובע, אך פקח מטעם משרד העבודה מגלה כי לא נמסר טופס כזה, המעסיק חשוף לקנס מנהלי בסכום של עשרות אלפי שקלים רק בשל אי מסירת הטופס, או בשל טופס שנמסר, אך לא התייחס לכל הדרישות המפורטות בחוק.
כל זה יכול להימנע בקלות באמצעות ייעוץ משפטי. עורך דין המתמחה בדיני עבודה יבחן את פעילות העסק שלכם ואת אופי העבודה שלשמה אתם שוכרים עובדים. עורך הדין יתאים את טופס ההודעה לעובד לצרכים שלכם וינחה אתכם כיצד למלא אותו מול עובדים חדשים.
עורך דין המתמחה בדיני עבודה גם יוכל גם להנחות אתכם מראש מתי, אם בכלל, עשויים להידרש תיקונים עתידיים באופן שבו הטופס כתוב, אם העסק יתרחב או שסוג העבודה בו תשתנה.
תביעות בגין תשלום על שעות נוספות מוגשות לרוב לאחר שהעובד סיים את עבודתו ועשויות להגיע למאות אלפי שקלים. ללא דו"ח נוכחות מסודר, תתקשו להוכיח שהעובד לא עבד בפועל את השעות הנוספות שהוא תובע
מדוע חשוב לנהל דו"ח נוכחות מסודר?
לעתים נדמה שאין צורך בדו"ח נוכחות, למשל כשמעסיקים מעט עובדים, או עובדים בשכר גלובלי וכדומה, אך מדובר בטעות. ראשית, נזכיר שהשכר הקבוע של עובד מכסה רק את העבודה בשעות הרגילות ולא בשעות נוספות. כך, באם המעסיק לא דואג לנהל דו"ח נוכחות מסודר, נטל ההוכחה שהעובד לא עבד שעות נוספות מוטל עליו (המעסיק).
החוק מאפשר לעובד לתבוע עד 60 שעות נוספות בחודש, שפירושם אלפי שקלים נוספים לכל חודש עבודה. תביעות בגין תשלום על שעות נוספות מוגשות בדרך כלל לאחר שהעובד סיים את עבודתו ועשויות להגיע לסכומים של מאות אלפי שקלים. ללא דו"ח נוכחות מסודר, תתקשו מאוד להוכיח שהעובד לא עבד בפועל אותן שעות נוספות שהוא תובע. הפתרון לכך הוא ניהול מסודר של דו"ח נוכחות, המבהיר מהן שעות העבודה בפועל של העובד והתאמת הסכם העבודה להיקף ביצוע שעות העבודה בפועל, באמצעות הסדר של "שעות נוספות גלובליות".
כיצד תוודאו שתלוש השכר של עובדיכם מופק בהתאם לדרוש בחוק?
על פי החוק, יש למסור לעובד בכל חודש תלוש שכר ובו מפורטים 25 פריטים שונים המצוינים בחוק. אי מסירה של תלושי שכר, או תלושי שכר לא תקינים, עלולים להוביל לתביעות של עד 5,000 שקל עבור כל חודש עבודה. מכאן, שאם עובד עבד מספר שנים ולא קיבל תלוש תקין בכל חודש, התביעה שלו בסיום ההעסקה עלולה להגיע לכמה מאות אלפי שקלים.
ייתכן אמנם שבית המשפט לא יפסוק לטובת העובד את כל הסכום שהוא תובע, אך ניתן להימנע לגמרי מתביעות כאלו, כמו גם מעלות הפיצויים ומעלות הייצוג המשפטי, באמצעות תלוש שכר מסודר ותקין, ותיעוד קבוע של מסירתו לעובד בכל חודש. מומלץ לבצע מסירת תלוש באופן אלקטרוני שמאפשר תיעוד ומעקב, או אם מוסרים את התלוש מודפס באופן ידני, להחתים את העובד על קבלת התלוש.
אם אתם מעסיקים עובדים, מומלץ מאוד לפנות בהקדם לעורך דין המומחה בדיני עבודה שיבדוק את תלושי השכר שמופקים עבורכם ויוודא שאין בהם פגמים
האם רואה החשבון אינו יודע לערוך תלוש שכר לפי דרישות החוק?
רואי חשבון פועלים לפי הוראות המעסיק. יש להם תוכנות מוגדרות מראש ולעתים הן לא מכילות את כל הפיצ׳רים הרלוונטיים שיתאימו לצרכים של עסק כזה או אחר. כלומר, כל עסק צריך להתאים את תלוש השכר המופק עבורו בהתאם לצרכיו ואופיו. חשבי שכר בעסקים גדולים יודעים בדרך כלל להתאים את התלושים לעובדים ולסוג ההעסקה, אולם רואי חשבון קטנים המלווים עסקים קטנים לא בהכרח יתאימו את התלוש לצורכי המעסיק ועלולים לפספס סעיפים רבים.
אם אתם כבר מעסיקים כיום עובדים, מומלץ מאוד לפנות בהקדם לעורך דין המומחה בדיני עבודה שיבדוק את תלושי השכר שמופקים עבורכם ויוודא שאין בהם פגמים. במידה שיימצאו בהם פגמים, עורך הדין יוכל לייעץ לכם כיצד להנחות את רואה החשבון לתקן אותם.
כיצד תבטיחו כי הליכי סיום ההעסקה של עובדים נעשים על פי חוק?
הליכי סיום העסקה של עובד חייבים לכלול מכתב זימון לשימוע לפני פיטורין, ישיבת שימוע, פרוטוקול שימוע והחלטת פיטורין, והכל בכתב. הליך לא תקין חושף את המעסיק לתביעה. יתרה מכך, הדבר נכון גם למקרים שבהם עובדים מתפטרים, ובמיוחד במקרים שבהם עובדים נעלמים.
התופעה של היעלמות עובדים נפוצה בעיקר בעסקים קטנים, כמו למשל, מסעדות, שבהם עובדים במשמרות. ההיעלמות קורית בהדרגה. בוקר אחד העובד מבטל משמרות ואחרי שבוע מפסיק להגיע. המעסיק בטוח שהעובד עזב. לפתע, לאחר תקופה, העובד עלול לצוץ ולטעון שהמעסיק פיטר אותו ללא שימוע פיטורין שלא כדין. המעסיק נותר חסר הגנה לחלוטין במקרה כזה. בכל יום נכנסים למשרדנו מעסיקים קטנים שהדבר קרה להם.
ייעוץ משפטי לעסקים קטנים לגביהן אינו מצריך שינויים כבדי משקל בעסק, השקעת זמן רב או הוצאה גדולה, אלא שהוא מאפשר למעסיק להיות ערוך טוב יותר להגנה על העסק מפני תביעות בהיקף ענק
מה ניתן לעשות כדי להתמודד עם התופעה של היעלמות עובדים?
בכל עסק, קטן ככל שיהיה, חשוב שיהיה נוהל ברור למקרה של סיום העסקה, בין ביוזמת המעסיק ובין ביוזמת העובד, כמו גם נוהל ברור מה עושים כשעובד נעלם. ככל שהליך סיום ההעסקה ייראה תקין ומסודר יותר, כך היחס של בית הדין לעבודה כלפי המעסיק יהיה מתחשב יותר אם וכאשר העובד לשעבר יגיש נגדו תביעה. לשם קביעת הנהלים וניסוחם חשוב לקבל ייעוץ משפטי מראש. כך תוכלו להיות ערוכים מראש, להגן על עצמכם במקרה של תביעה ולחסוך זמן וכסף.
לסיכום, הפעולות השונות שהעלינו בכתבה הן פשוטות יחסית וקבלת ייעוץ משפטי לגביהן אינו מצריך שינויים כבדי משקל בעסק, השקעת זמן רב או הוצאה גדולה. הן יאפשרו לכם להיות ערוכים טוב יותר להגנה על העסק מפני תביעות בהיקף ענק שאחרת יהיה קשה מאוד להתגונן מפניהן.
משרד עורכי דין תמיר-רואס מתמחה בטיפול בעסקים קטנים ומתן ייעוץ לצורך הגנה על מעסיקים מפני חשיפה לתביעות ולניהול הליכים משפטיים מיותרים ויקרים
