לא מעט מנהלי עמותות וחל"צים "הופתעו" בשנים האחרונות לקבל הודעה בדבר ביצוע "ביקורת עומק" בעמותה שבניהולם, לאחריה הודיע משרד רו"ח שמונה ע"י הרשם, כי החל ממועד קרוב יערוך ביקורת יסודית ומקיפה למדי בספריה, מסמכיה ואף במתקניה/ מקום פעילותה של העמותה.
ביקורת חיצונית לעמותה
המדובר בדרך כלל בעמותות שמחזורן מעל מליון ₪ ומעלה והן ניזונות גם/ בעיקר מכספי ציבור. זוהי "ביקורת חיצונית" "שגרתית" (לפי תכנית קבועה ודגימה) או "מיוחדת": שנולדה עקב פניית גורם כלשהו לרשם העמותות/ ההקדשות בטענת חשדות לניהול לא תקין וכו'. ראו באתר רשות התאגידים .
פיקוח וביקורות "חיצוניים" לעמותות נעשים ע"י ה"רגולטורים" הרלוונטיים; רשם העמותות ורשם ההקדשות. ביקורת חיצונית ככלל נעשית הן ישירות ע"י הרשמים עצמם או עובדי משרד המשפטים שהוסמכו כמפקחים ובודקים, או ע"י רואי חשבון שמונו לכך במכרז.
מהם עיקרי הנושאים הנבדקים בביקורת עומק?
התנהלות העמותה/החל"צ בהתאם לחוק העמותות/ החברות, להנחיות רשם העמותות לגבי ניהול תקין, בהתאם למטרותיה/ו (ומימושן) ולתקנון, תפקוד מוסדות העמותה/ חל"צ, הפרדת תפקידים וסמכויות, תפקוד נאות ומלא של מנגנוני הפיקוח והבקרה, בדיקת תלונות לרשם בנושאים הנ"ל ואחרים ועוד.
גם החשב הכללי באוצר עורך ביקורות "עומק" אינטנסיביות דומות אצל הגופים המתוקצבים והנתמכים עי המדינה ורשויותיה, תוך תיאומים עם רשמי העמותות וההקדשות - למניעת כפל ביקורת וחסכון במשאבים.
מה קובע תיקון מס' 14 לחוק העמותות?
ב-6 לפברואר 2015 נכנס לתוקף תיקון משמעותי לחוקי החברות (מס' 25) והעמותות (מס' 14, להלן-"תיקון מס' 14"). התיקון בא, בין היתר, להרחיב ולהעמיק את הפיקוח והבקרות הן הפנימיים והן החיצוניים על עמותות וחל"צים באופן זהה (לכן, כל האמור להלן לגבי עמותה מתייחס גם לחל"צ);
לפי תיקון מס' 14 מתאפשר לרשם העמותות להסמיך מפקחים עובדי רשות התאגידים או בודק חיצוני שאינו עובד מדינה (בדרך כלל רואה חשבון שנבחר במכרז) לפיקוח על ביצוע הוראות חוק העמותות והוראות התקנון, לדרוש מידע ומסמכים מכל אדם הנוגע בדבר ואף באמצעות כניסה למשרדיה ומתקניה של העמותה.
לבודק החיצוני הוקנו סמכויות (בהנחיה של הרשם) לדרוש מידע ומסמכים מכל גורם בעמותה, אך גם אם היה לרשם יסוד סביר להניח כי העמותה הפרה את הוראות חוק העמותות ובאישורו - גם ממי שהיה חבר, נושא משרה או עובד בה בארבע השנים שקדמו למועד הדרישה.
התיקון הקנה סמכויות חקירה מנהלית לרשם, לעובדי משרדו שהוסמכו לכך או לחוקר חיצוני שמונה על ידו, אם יש יסוד סביר להניח כי עמותה אינה מקיימת את הוראות החוק, תקנונה או מטרותיה.
התיקון גם החיל חובת שקיפות; מפרט מסמכים ודיווחים שיש להעמיד לעיון הציבור בתיק עמותה.
מהם הפיקוח והבקרה "הפנימיים"?
המדובר ביחידות/פונקציות "אורגניות" שהוקמו והמשמשות בו וכחלק ממנו לפי חוק. תפקידיהן הקמתן, איושן ופעילותן מוסדרים אף הם בחקיקה.
גופי הביקורת/בקרה הפנימיים העיקריים הינם:
א) ועדת הביקורת , ב) המבקר הפנימי ג) רואה החשבון המבקר (מסווג ככזה לאור מינויו והעסקתו ע"י העמותה). רובן המכריע של העמותות (למעלה מ90% מהן) בעלות מחזור כספי שנתי הקטן מ- 10 מליון ₪. לפיכך, במאמר זה נתמקד בוועדת הביקורת.
חוק העמותות קובע, כי ועדת הביקורת הינה מוסד חובה בסיסי בעמותה, ומפרט את דרך מינוי הוועדה ומטלותיה, ובנוסף מציין כי היא נבחרת ע"י האסיפה הכללית של העמותה וכפופה לה ולא לוועד שלה
ועדת הביקורת
חוק העמותות קובע, כי ועדת הביקורת הינה מוסד חובה בסיסי בעמותה, ומפרט את דרך מינוי הוועדה ומטלותיה, ובנוסף מציין כי היא נבחרת ע"י האסיפה הכללית של העמותה וכפופה לה ולא לוועד שלה. לא ניתן להתנות על כך ולהימנע ממינויה או לצמצם את תפקידיה וחובותיה. בכך, ממומשת כוונת המחוקק לגבי עצמאותו וחוזקו של גוף זה. בתיקון מס' 14 - הורחבו והועמקו תפקידיה ומטלותיה ובכך - הפכה לגורם הביקורת והבקרה המרכזי בעמותה.
מהם תפקידיה וסמכויותיה של הוועדה?
ע"פ סעיף 30 (א) לחוק העמותות מדובר בתפקידים ומטלות שמקיפים את כל תחומי הבקרה והביקורת בעמותה והינם, בין היתר; בדיקת "תקינות" פעולות העמותה ומוסדותיה, בדיקת השגת "יעדיה" ביעילות וחיסכון, מעקב ביצוע החלטות האסיפה הכללית והועד, איתור "ליקויים" בניהולה והכנת הצעות לתיקונם, בדיקת "ענייניה הכספיים וכל נושא אחר הקשור לפעילותה". מקצתם חופפים או מתייחסים לתפקידי גופי הבקרה והביקורת המקצועיים ככל שקיימים ופעילים בה, כגוף המבקר אף את אלה.
בנוסף, אם המדובר בעמותה שמחזורה מתחת למליון ₪ (שאינה מחויבת במינוי רו"ח מבקר) הרי שכל תפקידי ומטלות הבקרה והביקורת הפנימית בה מוטלים על הוועדה וחבריה ואף מצריכים ידע מקצועי שאינו בהכרח ברשות חבריה, שהינם מתנדבים בדרך כלל.
אשר לתפקיד החשוב של: "הצעות לתיקון ליקויים בניהול התאגיד" יש לציין, כי;
תחילה, עליה לאתר את ה"ליקויים" ולהסתייע לשם כך במבקר הפנימי או ברואה החשבון (ככל שקיימים). אח"כ, עליה לקבוע, בהתייעצות עמם ועם ה/יועץ המשפטי, לגבי כל אחד מהם האם הוא "מהותי" או לא. הקושי בעניין הוא בכך שחוק העמותות אינו מגדיר או מבהיר מהו "ליקוי מהותי" או "עניין מהותי" ככלל, ויש להסתייע באנלוגיה מהדין ( חוק ופסיקה) לגבי חברות ( תאגידים למטרות רווח) ולגזור את ה"מהותיות" בראש וראשונה לפי אופי ומטרות התאגיד ויישומן. ככלל ניתן לומר כי, "ליקוי" הינו פגם/ חריגה מהנורמה הרצויה/מקובלת במעשה/ מחדל לקידום מטרותיו הציבוריות של התאגיד. זאת, בין בעסקה בין בהתחייבות או פעולה מטעמו ובין בהימנעות מעשייתם מקום שנדרשים ונחוצים. בנוסף ניתן לומר לגבי גופים הניזונים מכספי ציבור, כי גם קיום כללי מנהל תקין הינו נורמה בסיסית מובנית בעמותה, ולפיכך פעולה/מחדל הפוגעים מהותית בקיומם (כגון שעלולים לשלול מהם "אישור ניהול תקין") אף הם בגדר "ליקוי מהותי".
גם לאחר שהוועדה מצאה ליקויים "מהותיים" - דרכה עוד ארוכה:
עליה לקיים לגביהם דיון מיוחד, שלא בנוכחות הגורם הניהולי/ הביצועי הרלוונטי לכך. נראה שעליה (ככל שאין בין חבריה עורכי דין/רואי חשבון) להסתייע בעת הדיונים ביועץ משפטי ואולי ברו"ח שאינם אלה המכהנים / מייעצים לעמותה בשגרה. זאת, בשל החשש למעורבותם האפשרית של האחרונים בקבלת ההחלטות וההליכים הנבדקים .
בדיקת "ניגודי עניינים" אפשריים /קיימים והטיפול בהם
מטלה - סמכות נוספת שנוספה בתיקון מס' 14 ועולה גם מפסיקות חדשות של בתי המשפט היא בחינת הפעילות הכספית- כלכלית בין העמותה/חל"צ לבין "בעלי עניין" בה ( בעלי ההשפעה) או נושאי משרה בה, שעלולים להיות "נגועים" בשאיפות ובאינטרסים של רווח להם ו/או למקורביהם, באופן שעלול ליצור מצב של ניגוד עניינים בין תפקידם בעמותה וחובותיהם כלפיה לבין עניינם האישי ברווח / הכנסה כספית, להם או לקרובים להם.
במילוי מטלה זו, על הוועדה מוטל לבחון ולהחליט אם הפעולה/ העסקה הנבדקת הינה "מהותית" לעמותה ולגבי העסקאות הנבחנות, אם הן "חריגות" לצורך אישורן.
במקרים מתאימים עליה לנטרל את האדם בעל ההשפעה / בעל התפקיד מפורום קבלת ההחלטות ולעתים - למנות גורם חיצוני בלתי תלוי שיעשה כן במקום הגורם שעלול להימצא או שנמצא בניגוד אינטרסים.
לסיכום; על וועדת הביקורת בעמותה ועל חבריה מוטלים תפקידים ומשימות רבים וכבדים, חלקם הכרוכים בידע ומיומנות מקצועיים. אין להקל ראש גם באחריותם כתוצאה מכך לתוצאות מילוי / אי מילוי תפקידיהם מן הראוי שגורמי הניהול של העמותה יקצו להם את האמצעים כדי להתמודד עם מטלות אלה: בין במימון יועצים חיצוניים ככל שיידרשו ובין בהכשרות מקצועיות מתאימות. נראה שעל חברי הועדה להתנות את הסכמתם לכהונה ומילוי תפקידם בוועדה באישור מראש של האסיפה הכללית להקצאת המשאבים שיידרשו להם במילוי תפקידיהם.
