בעלי עסק וחברות המספקים מוצרים או שירותים נאלצים להתמודד עם לא מעט אתגרים. הם "שוברים את הראש" בעניין גיוס לקוחות, קידום ושיווק, התקשרות עם ספקים, ניהול חשבונות ועוד. בין כל האתגרים הללו, רובץ לפתחם של בעלי העסקים בישראל אתגר קשה ומצער במיוחד - גביית כסף מלקוחות. למרבה הצער, רוב העסקים בישראל מתמודדים עם קשיים בהליכי גביית כסף מלקוחות, ורבים מבעלי העסקים והחברות מפנים משאבים רבים מדי כדי לקבל את שמגיע להם. החדשות הטובות הן שהיערכות נכונה ויעילה עשויה לצמצם את הסיכון.
בהחלט ניתן למנוע מצב של קשיי גביה, כשהבסיס לכך הוא נקיטת "מדיניות גבייה" מתאימה. הכוונה היא למספר צעדים שאמור בעל העסק לנקוט מראש
האם וכיצד ניתן למנוע מצב של קשיי גבייה?
בהחלט ניתן למנוע מצב של קשיי גביה, כשהבסיס לכך הוא נקיטת "מדיניות גבייה" מתאימה. הכוונה היא למספר צעדים שאמור בעל העסק לנקוט מראש, עוד בשלב ההתקשרות עם הלקוחות; ואשר יישומה ימנע מצב בו בעל העסק ייאלץ בשלב מאוחר יותר "לרדוף אחרי הכסף".
מדיניות גבייה יעילה וממוקדת מטרה שתקטין את הסיכון להיווצרותם של חובות של לקוחות "חמקניים", כוללת מגוון צעדים מעשיים.
הליך גביית כספים מתחיל עוד הרבה לפני שנוצרים החובות, ונכון יותר לדבר על "מניעת חובות", לפני שמגיעים ל"גביית חובות"
שלב ראשון, מודעות: "סוף מעשה במחשבה תחילה"
השלב הבסיסי ביותר הוא הכרה במציאות, תוך הפנמה של החשיבות הרבה שיש לגיבוש מושכל של מדיניות גבייה. יש המגדירים את הקושי בגביית כספים בישראל "מכת מדינה" של ממש, עקב ממדיה הנרחבים של התופעה המקוממת שמזיקה לרווחיות העסק ואף עלולה להביאו למצב של התמוטטות כלכלית.
עסק שמתקשה לגבות חובות מלקוחות מתחיל להפעיל אמצעים שונים ומגוונים כדי לגבותם, תוך פספוס של האמצעי המרכזי והחשוב ביותר העומד לרשותו והוא מניעה. בעלי עסקים חייבים להבין, כי הליך גביית כספים מתחיל עוד הרבה לפני שנוצרים החובות, ונכון יותר לדבר על "מניעת חובות", לפני שמגיעים ל"גביית חובות". בעל עסק שמלכתחילה יפעל בזהירות וינקוט בכל הצעדים העומדים לרשותו ואשר מעניקים לו הגנה, יצמצם באופן משמעותי את החשיפה לסיכונים.
שלב שני - קבלת ייעוץ: "הכה את המומחה"
את גיבוש מדיניות הגבייה יש להתוות בעזרתו של עורך דין מומחה, שיגדיר מהן המטרות של העסק בהקשר של גביית חובות, ומהם האמצעים שיש לנקוט בכדי לממשן.
שלב שלישי - יישום מדיניות הגבייה בפועל
השלב הבא כולל את יישומה של מדיניות הגבייה והפקת היתרונות הגלומים בה שעיקרם הוא צמצום החשיפה של העסק לסיכונים.
מדיניות גבייה כוללת בראש ובראשונה גיבוש ויישום של נוהל קליטת לקוח. כאשר לקוח מקבל שירות או מוצר, חשוב לבצע את ההתקשרות עימו באופן מוסדר וקבוע
מה כוללת מדיניות גבייה יעילה?
מדיניות גבייה כוללת בראש ובראשונה גיבוש ויישום של נוהל קליטת לקוח. כאשר לקוח מקבל שירות או מוצר, חשוב לבצע את ההתקשרות עימו באופן מוסדר וקבוע. מדיניות נכונה של קליטת לקוח כוללת החתמתה של הלקוח על מסמכים משפטיים רלוונטיים, ביניהם הסכם התקשרות ברור ומפורט שיסדיר נושאים מרובי חשיבות. הסכם התקשרות בין ספק ללקוח אמור לסייע במניעת מחלוקות אפשריות בין הצדדים, ולפיכך, ככל שיהיה מפורט יותר ויסדיר מראש ובכתב כמה שיותר נושאים "נפיצים", כך יעילותו תגבר.
אילו נושאים חשוב לכלול בהסכם התקשרות בין ספק ללקוח?
הנושאים המרכזיים שחייבים להיכלל בהסכם התקשרות, עליו מחתימים בעל עסק את לקוחותיו, כוללים:
ראוי שהסכם ההתקשרות יפרט את תנאי התשלום, את הזכויות והחובות של הצדדים במסגרת העסקה, את מדיניות הביטולים (תנאים לביטול החוזה) את הפיצויים עקב הפרת ההתחייבויות ואת התנאים המסחריים והמשפטיים של העסקה
הסדרת היחסים בין בית העסק ללקוח
הסכם ההתקשרות צריך לפרט את כל מה שנוגע לצדדים, לנסיבות ההתקשרות ולאופיים של אלה. כך, ראוי שהסכם ההתקשרות יפרט את תנאי התשלום, את הזכויות והחובות של הצדדים במסגרת העסקה, את מדיניות הביטולים (תנאים לביטול החוזה) את הפיצויים עקב הפרת ההתחייבויות ואת התנאים המסחריים והמשפטיים של העסקה. עוד חשוב לפרט את סוג השירות או הסחורה שמסופקים, את מועדי אספקתם ואת היקף האחריות למוצר או לשירות.
בטוחות מתאימות יכולות להיות שטר חוב או כתב ערבות
ביטחונות
יש להחתים את הלקוח על בטוחות רלוונטיות, שיבטיחו אפשרות יעילה לגביית התשלום במידה שיווצרו קשיים בעתיד. בטוחות מתאימות יכולות להיות שטר חוב או כתב ערבות. בית עסק המחזיק בידיו שטר חוב יכול לפרוע בקלות, במהירות וביעילות את החוב.
הסכם התקשרות בין ספק ללקוח צריך לכלול גם הסדרה של מדיניות אשראי, תוך ציון גבולות האובליגו
קביעת מדיניות אשראי
הסכם התקשרות בין ספק ללקוח צריך לכלול גם הסדרה של מדיניות אשראי, תוך ציון גבולות האובליגו. מדיניות האשראי למעשה קובעת מהם תנאי האשראי, תוך שמירה על האינטרס של ספק השירות / המוצר. בהקשר זה מומלץ להסדיר "ציר זמן" שיציין מהן "תחנות הפרעון" ומהי מדיניות הגבייה הננקטת בכל אחת מאלה.
בדרך כלל מדובר ב"שוטף +60”; ומעבר לכך יש לקבוע כי עד לתום "תקופת השוטף”, הלקוח חייב להעמיד לרשות הספק אמצעי תשלום, כדי למנוע מצב בו הספק ממשיך לספק ללקוח סחורה במשך 60 יום נוספים (מעבר לתשלום השוטף), מבלי שיש בידו אמצעי תשלום ו/או בטוחה להבטחת התשלום שהלקוח חייב לו עד לתום תקופת השוטף.
כמו כן, יש לקבוע מדיניות עד לתום "תקופת השוטף + 60”: בהקשר זה ניתן לבחון מספר אופציות כמדיניות גבייה, ביניהן, עצירת צבירת אשראי ו/או ביצוע ניסיונות גבייה אפקטיביים בתוך תקופת האשראי למשך תקופת זמן מוגבלת.
בנוסף, במסגרת הסדרה של מדיניות האשראי בתום תקופה האשראי יש להגדיר מדיניות הקובעת מה עושים במקרה בו מועד האשראי חלף.
