שמירת טופס החתמת לקוח

לפני שלוש שנים הצעתי להשכרה את הדירה של אבי. פנו אליי לקוחות ובקשו לראות את הנכס. הודעתי להם על פי חוק הגילוי הנאות שהדירה של אבי והם הסכימו לכל התנאים וחתמו על חוזה שכירות. הלקוחות היו מרוצים ושילמו את שכר התיווך והוצאה להם קבלה כדין. בכל שנה שעברה חידשנו את החוזה מחדש כך במשך שלוש שנים. לאחר שלוש שנים שבהם לא הייתה שום בעיה או מריבה הם ביקשו הארכה ל 3 חודשים נוספים עד שתתפנה הדירה שהם עוברים אליה. אבי הסכים לזאת למרות שהזמן שזמן הפינוי שהם רצו לא זמן טוב להשכיר נכסים אבל בגלל שהם היו נחמדים כל תקופת השכירות באנו לקראתם. כחודש לאחר שפינו את הדירה קיבלתי מהם מכתב בדואר רשום שבו הם טוענים שבזמן שהראתי להם את הדירה לא החתמתי אותם על טופס תיווך והם דורשים את הכסף ששילמו בחזרה. לצערי אני לא מוצא את טופס ההחתמה שכן זה היה ממש מזמן ואני לא יודע לכמה זמן לפי החוק אני אמורה לשמור מסמך כזה. בנוסף, ברור גם להם שאני הייתי הגורם היעיל בעסקה וגם העניין המשפחתי היה ידוע מראש. שאלתי: א. האם דרישתם צודקת לאור העובדה שמשלושת התנאים שמחייבים דמי תיווך(חתימה,רשיון בתוקף והגורם היעיל) כרגע יש לי רק 2 תנאים שכן אני לא מוצא את הטופס? ב. לכמה זמן צריך לשמור טופס החתמה? ג.האם לאחר שלוש שנים יש להם בכלל עילה לתבוע על דבר כזה? לתשובתכם אודה.