מתן אזהרה בע"פ וחודשיים לאחר מכן קבלת דו"ח בדואר

שלום רב, אשמח לעצה בקשר למקרה הנ"ל: לפני מספר חודשים נסעתי בכביש 4303 תוך כדי עצירה ברמזור אדום חייגתי לידיד שיכוון אותי להמשך הדרך. . בעודי עומדת ברמזור האדום רגע לפני שלחצתי על כתפור הרמקול בנייד,נעצרה לידי ניידת משטרה. כשהתחלף הרמזור לירוק המשכתי בנסיעה עד שנתבקשתי לעצור בצד . השוטר שאל אותי אם אני יודעת מדוע עצר אותי, הסברתי שאני מניחה כי ראה אותי אוחזת בנייד רגע לפני שלחצתי על כפתור הרמקול. . השוטר לקח את הרשיונות לבדיקה ואחרי מספר דקות חזר ואמר שמכיוון שאין לי שום עבירת תנועה כלשהי הוא ייתן לי אזהרה בלבד, אך הוסיף שאם אעשה עבירת תנועה ב5 שנים הבאות אצטרך לשלם קנס גם עבור ארוע זה. . הודיתי לו מקרב לב אציין שלא זכור לי שהוחתמתי על אף טופס,דו"ח או אזהרה ואין ברשותי העתק של כזה. בתחילת חודש דצמבר 2012 קיבלתי בדואר רשום הודעת תשלום על קנס בסך 1000 ש"ח המיוחסת לתאריך בו קרה המקרה. לפני חודש וחצי שלחתי בדואר רשום בקשה לביטול הקנס וכאשר לא קיבלתי מענה ומועד התשלום התקרב בדיקה קפדנית יותר של חשפה בפני את העובדה שבקשות הנשלחות יותר מ30 יום לאחר קבלת הדו"ח אינן מטופלות. שאלותיי הן: 1.האם זה חוקי לשלוח דו"ח בדואר מבלי שניתן במקום ועוד כאשר ניתנת אזהרה בע"פ? 2.מה הצעדים אותם כדאי לנקוט? תודה מראש, ליאור