תיעוד ,שמירת וביעור מסמכים ע"י נציגויות בית משותף לאורך השנים

שלום רב! השאלה מתאימה לפורום "בתים משותפים" או "מקרקעין" – פורום זה עוסק באגודות שיתופיות, כולל ענייני מושבים וקיבוצים. בהערת-אגב: "בית משותף" אשר נציגותו מתלבטת בשאלות שמירת מסמכים רבים מהעבר – חזקה כי יש בין דייריו מי שקשור עם רואה-חשבון, ומומלץ להיוועץ במומחה כזה לגבי שמירת מסמכים כספיים או חשבונאיים. כמו-כן, מוצע למצוא דרך להיוועץ עם "האגודה לתרבות הדיור", בכל הנושאים שהועלו, ובשאלות נוספות לגבי ניהול ענייני "הבית המשותף". בשולי הדברים: פרטיכלים של אסיפות בעלי-דירות עשויים לכלול החלטות בעלות השלכות לשנים רבות, ומוטב לשמרם ככל הניתן, מה גם ששמירה זו אינה אמורה לכלול יותר מקלסר אחד. לכל היותר, ניתן לשקול ביעור של פרטיכלים שעברו עליהם יותר מ-7 שנים, ואשר עסקו רק בנושאים שוטפים, שאבד עליהם הכלח. מבלי לגרוע מההתייעצות עם רואה-החשבון, מסמכים חשבונאיים או כספיים חשוב לשמור לפחות לגבי תקופה של 7 שנים לפני תום השנה הקלנדרית שחלפה. בכל מקרה, מומלץ להביא לידיעת כל בעלי-הדירות את הכוונה לבער מסמכים, עם פירוט הגדרותיהם, ולתת זמן ראוי לכל המעוניין – להתנגד בכתב מנומק לביעור או לחלקו. לביעור העומד להתבצע, מוצע לקבל אישור מראש בהחלטה של האסיפה הכללית.