שמירת פרוטוקולים ישיבות ועד אסיפות חברים

שלום רב! להחלטות של האסיפה הכללית וועד-ההנהלה ( וכן מועצה, כאשר קיימת כזו באגודה ) ישנן השלכות אפשריות על נושאים כספיים-חשבונאיים וכן על נושאים בעלי חשיבות לזמן ארוך, ובראשם עניינים הנוגעים לזכויות ולשימושים בנכסי-יסוד של האגודה, לרבות בענייני מקרקעין. על רקע זה, יש לבחון את נושא ניהולם התקין ושמירתם הנמשכת של פרטיכלים, המתעדים את דיוניהם של המוסדות הנזכרים לעיל, עם משקלם הראייתי והפרשני להחלטות הכלולות בהם. (א) באופן נפרד ומיוחד, יש להתייחס לפרטיכלים של ועד-הנהלה של אגודה חקלאית ביישוב שיתופי, אם אותו ועד כיהן, בו-זמנית, גם כ"ועד מקומי" של היישוב, וככל שנתמשכה תקופת-כהונה כזו: לגבי פרטיכלים אלה יש להחיל את "תקנות הארכיונים ( ביעור חומר ארכיוני במוסדות המדינה וברשויות המקומיות ), תשמ"ו-1986", בתיאום עם "המועצה האזורית" ולפי הנחיותיה. (ב) מתחייבת שמירת פרטיכלים לעניינים כספיים או חשבונאיים, לפי הנחיות של ברית-הפיקוח, אליה קשורה האגודה, או של מבקר-החשבונות שלה, ובאופן המכסה את שנות החובה לשמירת אסמכתאות לביקורת רשות המסים. (ג) יש גם לשמור כל פרטיכל הנוגע לשינוי בתקנון-האגודה, או ששמירתו נתבקשה ע"י ועדת-הביקורת של האגודה, או ע"י עו"ד המייצג את האגודה. (ד) שמירת המידע והתיעוד האותנטי שבפרטיכלים – נדרשת הן לצרכים פנימיים באגודה, ואף למישורי יחסיה עם גורמי-חוץ; לגבי מושבים וקיבוצים – במיוחד מול "רשות מקרקעי ישראל", וכבר בהווה ולעתיד הקרוב. בנקודה זו יש להזכיר את חשיבותה המוגברת של תקופת-העבר שעד ליום 1.1.1970 – תקופת יצירתן האפשרית של זכויות מיוחדות במקרקעין למחזיק ולמשתמש, אף אם אותן זכויות אינן נמנות על הרשימה הסגורה שב"חוק המקרקעין, תשכ"ט-1969". לאור כל זאת, ספק אם יש, בכלל, טעם מעשי בביעור פרטיכלים של האסיפה הכללית ושל ועד-ההנהלה: להיקף הצנוע של צרכי איחסון לגבי החומר המרוכז, מתווספת החשיבות הרבה אשר עשויה להיות לו גם בעתיד! אף אם מדובר בתיעוד מתקופת-עבר רחוקה, אזי – לפחות בקיבוצים ובמושבים - מתווסף לו ערך מוזיאוני-מקומי, מבחינת הקהילה וחבריה. גם אם קיים צורך בביעור של מסמכים ישנים - ניתן למלאו ע"י מיזעור המסמכים בצילום מיקרופילמי, בשילוב אישור חתום על התאמת החומר המצולם למקור. מכל מקום, עקב העניין העשוי להיות לחברים באגודה בשמירתו של תיעוד כמדובר, ומכיוון שספרי-הפרטיכלים הינם רכוש האגודה ( וציבור חבריה ) - הרי כל ביעור של מסמכים כאלה מותנה בהודעה מתאימה מראש לציבור החברים כולו, תוך פירוט תקופתם של המסמכים המיועדים לביעור, עם מתן זמן מספיק להגשת בקשות או התנגדויות מנומקות בכתב לועד-ההנהלה ו/או לועדת-הביקורת. כמו-כן מותנה ביעור כאמור בשיתוף ועדת-הביקורת והיועץ המשפטי של האגודה, ובאישור של האסיפה הכללית.